Hoe voer je een professioneel ontslaggesprek?
Medewerkers moeten ontslaan is een zware taak. Vooral wanneer ze al jaren bij het bedrijf hebben gewerkt en er weinig perspectief is op een nieuwe baan. Het is een aangrijpende gebeurtenis die de zekerheid van werk en voldoende inkomen onderuit haalt. De kans is daardoor groot dat iemand emotioneel gaat reageren. Dat kan variëren van verbazing, ongeloof, stil vallen, tot huilen, verwijten en agressief worden. Het kunnen omgaan met een scala aan mogelijke emotionele reacties is de sleutel tot het voeren van een integer ontslaggesprek.Wanneer het gesprek op een zakelijke manier wordt uitgevoerd en er geen ruimte is voor emoties kan het een heel vervelend gesprek worden. Wanneer je onduidelijk bent kan men zich onzeker voelen, geïrriteerd raken of hoop krijgen. Wanneer je ruimte geeft voor discussie geef je hoop en kan men, wanneer uiteindelijk de aap uit de mouw komt, zich misleidt voelen. Met als gevolg overemotionele reacties. Hoe dan wel?
Lees over de zeven belangrijke factoren voor een professioneel ontslaggesprek onder meer lezen.
In december heb ik met twee professionele acteurs vier filmpjes gemaakt voor utube over het ontslaggesprek:
Ik doe onderzoek naar emoties op het werk. Laat me weten wat je tegenkomt en ik behandel mogelijk jouw situatie in een blog met een analyse en adviezen.
Zeven belangrijke factoren voor een professioneel ontslaggesprek
1 Je fysieke houding
De non-verbale houding heeft meer invloed op de loop van het gesprek dan de verbale boodschap. Wanneer je geen oogcontact maakt, afgesloten zit en te snel praat heb je de juiste ingrediënten voor een emotioneel gesprek, want daarmee gooi je olie op het vuur. Deze houding komt meestal voort uit stress en onzekerheid. Naast het bewustzijn over je houding is het belangrijk te erkennen dat je het moeilijk vind om een dergelijk gesprek te voeren, want dan kun je er iets aan doen.
2 Duidelijkheid
Wanneer je begint met het slechte nieuws en de redenen voor het ontslag, dan weet de medeweker gelijk waar hij aan toe is en krijgt geen hoop. Dat komt hard aan, is nooit fijn om te geven maar zorgt voor een goed verloop van het gesprek. Wanneer je via een omweg naar het slechte nieuws gaat komt de klap des te harder aan. Omdat je de medewerker op een verkeerd spoor hebt gezet. Daar kan men behoorlijk boos om worden of denken dat er nog hoop is.
3 Optimale aandacht geven
Een van de valkuilen tijdens een ontslag gesprek is het teveel willen beargumenteren van de redenen. Je hoopt dat de medewerker begrip krijgt wanneer je het besluit goed beargumenteerd. Dat is en volgende scheut olie op het vuur. Het is een strategie om een emotionele reactie te vermijden maar waardoor je die juist krijgt. Het is belangrijk dat je alle aandacht en ruimte geeft aan de reactie van de medewerker. Daarvoor moet je in staat zijn om te kunnen gaan met de emotionele spanning.
4 Het hanteren van emoties
Wanneer je ruimte geeft aan het uiten van gevoelens krijg je acceptatie terug. Emoties hebben onder andere de functie om een verlies te verwerken. Het verlies van werk veroorzaakt een verlies van de toekomstsverwachting en het verlies van een stabiel inkomen. Daar kunnen weer andere vormen van verlies uit voortkomen. Wanneer mensen te maken krijgen met een verlies kunnen ze dat meestal eerst niet geloven. Dat zeggen ze ook letterlijk: ‘Het is niet waar’. De grootste valkuil is om hier op in te gaan met allerlei argumenten. Het is geen uitnodiging voor een discussie maar een uiting van verwerking. Wanneer de boodschap helemaal doordringt komen de emoties. Iemand barst in huilen uit of wordt kwaad maar kan ook in shock raken en niets meer zeggen. Het geheim van emoties is dat ze komen en gaan wanneer je ze ruimte geeft. Daar hoef je niet veel voor te doen. Je moet eerder iets laten. Dat is meestal het moeilijkste wat er is.
5 Gevoel voor timing
Emoties hebben de tijd nodig om te kunnen komen en gaan. Dit is voor veel mensen de lastigste fase van het gesprek. Menigeen wil het gesprek verder afronden en overgaan naar de praktische afhandeling. Dat gaat tegen je werken. De kans is groot dat men zich respectloos behandeld voelt en overgaat tot een persoonlijke aanval. Bij een aanval gaan de meeste mensen in de tegenaanval. Dan ben je nog verder van je voorgenomen doel verwijderd. Het geheim van timing is dat je aanvoelt wanneer de eerste emotionele verwerking voorbij is en iemand weer in staat is om te luisteren. Dat kun je vragen. Geef dus informatie over de praktische afhandeling pas als de vorige fase is doorlopen.
7 Geduld voor de afhandeling
Wanneer de heftigste emoties zijn gezakt en duidelijk is dat de boodschap is aangekomen ontstaat er ruimte in het hoofd om argumenten van het besluit, de achtergrond en de praktische afhandeling te willen weten. Het is belangrijk om te vragen of iemand er aan toe is. Daarnaast is het belangrijk dat iemand precies weet hoe alle praktische zaken worden afgehandeld zoals afspraken over overdracht ontslagtermijn, vergoeding, inleveren leaseauto, GSM en laptop. Het kan handig zijn om dit ook op papier te zetten omdat de kans groot wanneer men overmand is door emoties deze zaken niet kan onthouden.
Open Training Professioneel omgaan met emoties in een Slechtnieuwsgesprek
Maximaal 6 deelnemers. De training bestaat uit een intakegesprek, een dag oefenen met acteur en een coaching na een maand. Deelname: € 750, -
Data: Vrijdag 30 maart 2012 Amersfoort
6 Een compassievolle houding
Bij een verlies gebeurtenis sta je meestal machteloos. Je kunt niets meer doen. Dat is een moeilijk te hanteren gevoel en daarom zal men van alles proberen om weer controle te krijgen over de situatie. Men komt met allerlei voorstellen om het besluit ongedaan te maken of men gooit de charme in de strijd. Het is op zo’n moment gemakkelijk om je te gaan irriteren, want je dacht dat de boodschap duidelijk was. Het belang van compassie is dat je begrijpt in wat voor situatie je gesprekspartner zit. Misschien heb je het ooit zelf ervaren. Vanuit compassie kun je dit laten gebeuren zonder ongeduldig te worden terwijl je zonder hard te worden voet bij stuk hout.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten